ใบแจ้งหนี้ vs ใบส่งของชั่วคราว ต่างกันอย่างไร? สรุปครบ จบในที่เดียวสำหรับ SME

ในการทำธุรกิจ หลายคนมักสับสนกับ "กองเอกสาร" ที่ต้องออกให้ลูกค้า โดยเฉพาะ ใบแจ้งหนี้ (Invoice) และ ใบส่งของชั่วคราว (Temporary Delivery Note) ที่ดูเผินๆ เหมือนจะใช้แทนกันได้ แต่ในทางบัญชีและภาษี ทั้งสองใบนี้มีหน้าที่ "คนละเรื่อง" กันเลยครับ

วันนี้ เซนไดบิลจะพาไปเจาะลึกความแตกต่าง เพื่อให้คุณออกเอกสารได้ถูกต้อง ไม่พลาดเรื่องภาษี และเก็บเงินลูกค้าได้รวดเร็วขึ้น

---

ใบส่งของชั่วคราว คืออะไร?

ใบส่งของชั่วคราว (Temporary Delivery Note) คือเอกสารที่ใช้ "ยืนยันการส่งมอบสินค้า" เป็นหลักฐานว่าสินค้าได้ถึงมือผู้รับแล้ว โดยส่วนใหญ่มักจะยังไม่มีผลทางภาษีหรือการตัดสต็อกถาวร

ออกเมื่อไหร่: ออกพร้อมกับตัวสินค้าขณะขนส่ง

จุดประสงค์หลัก: เพื่อให้ลูกค้าตรวจสอบรายการสินค้า จำนวน และเซ็นชื่อรับของ

ความสำคัญ: ใช้เป็นหลักฐานภายในว่า "ส่งของแล้วนะ" ก่อนที่จะไปดำเนินการออกใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษีตัวจริงภายหลัง

---

ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือเอกสาร "เรียกเก็บเงิน" อย่างเป็นทางการ เป็นการแจ้งให้ลูกค้ารู้ว่าต้องชำระเงินจำนวนเท่าไหร่ ภายในวันไหน

ออกเมื่อไหร่: ออกหลังจากส่งมอบสินค้า/บริการเสร็จสิ้น หรือตามรอบวางบิลที่ตกลงกัน

จุดประสงค์หลัก: เพื่อทวงถามการชำระเงิน

ความสำคัญ: เป็นเอกสารสำคัญที่ฝ่ายบัญชีของฝั่งลูกค้าจะใช้เพื่อตั้งหนี้และเตรียมจ่ายเงิน

**ทำไมต้องแยกให้ชัด? **

หากคุณใช้ใบส่งของชั่วคราวไปเรียกเก็บเงินแทนใบแจ้งหนี้ อาจเกิดปัญหาตามมาดังนี้:

ลูกค้าไม่จ่ายเงิน: ฝ่ายบัญชีบริษัทใหญ่ๆ มักไม่รับใบส่งของชั่วคราวในการทำเรื่องเบิกจ่าย

สับสนเรื่องภาษี: หากคุณจด VAT การออกเอกสารผิดประเภทอาจทำให้การลงรายงานภาษีซื้อ-ภาษีขายคลาดเคลื่อน

ตรวจสอบยอดลำบาก: เมื่อธุรกิจโตขึ้น การไม่มีระบบแยกประเภทเอกสารจะทำให้คุณหาไม่เจอว่า "เจ้าไหนส่งของแล้วแต่ยังไม่ได้เก็บเงิน"

---

คำถามที่พบบ่อย

ถาม: ใบส่งของชั่วคราวใช้แทนใบกำกับภาษีได้ไหม?

ตอบ: **ไม่ได้ **ใบส่งของชั่วคราวไม่มีรายละเอียดทางภาษีครบถ้วนตามกฎหมายสรรพากร

ถาม: ควรออกใบแจ้งหนี้พร้อมใบส่งของเลยหรือไม่?

ตอบ: สำหรับ SME แนะนำให้รวมเป็นเอกสารชุดเดียวกันที่เรียกว่า "ใบแจ้งหนี้/ใบส่งของ" เพื่อลดขั้นตอนการทำงานและประหยัดกระดาษ

---

จัดการเอกสารง่ายๆ ด้วยเซนไดบิล

ไม่ต้องมานั่งปวดหัวกับการพิมพ์ในโปรแกรม Word หรือ Excel อีกต่อไป เพราะ เซนไดบิล ช่วยให้คุณสร้างทั้งใบแจ้งหนี้ ใบส่งของ และใบวางบิลได้ในไม่กี่คลิก!

✅ ออกเอกสารกี่ใบก็ได้ ข้อมูลไม่ตกหล่น

✅ ถูกต้องตามมาตรฐานกฎหมาย

---

Tips: ถ้าใช้ระบบเซนไดบิล ออกเอกสารให้ในไลน์ สามารถแชร์ส่งต่อในไลน์ได้เลย สะดวกที่สุด หรือให้คู่ค้าผ่านอีเมลได้ทันที ข้อมูลเหล่านี้จะถูกจัดวางอย่างเป็นระเบียบตามมาตรฐานสากล ช่วยให้คุณไม่ต้องกังวลเรื่องการกรอกข้อมูลตกหล่น

อ่านต่อ ⮕ คู่มือฉบับสมบูรณ์: สรุปเอกสารบัญชี ที่เจ้าของธุรกิจต้องรู้จัก