เปลี่ยน "บิลเงินสด" ที่ไม่ได้มาตรฐาน เป็นรายจ่ายทางภาษี (จับมือทำ)

ปัญหาโลกแตกของคนทำธุรกิจ ไม่ว่าจะซื้อของสดในตลาด จ้างช่างซ่อมท่อ หรือนั่งวินมอเตอร์ไซค์ไปติดต่อง าน คือการได้รับ "บิลเงินสด" ที่ไม่ได้มาตรฐาน ใบเล็กๆ ที่แทบไม่มีรายละเอียด หรือซ้ำร้ายคือ "ไม่มีบิล" อะไรให้เลย

เมื่อถึงเวลาปิดงบส่งสรรพากร เอกสารเหล่านี้มักถูกตีเป็น "รายจ่ายต้องห้าม" ทำให้คุณเสียสิทธิในการนำมาลดหย่อนภาษี ทั้งที่เงินก็จ่ายออกไปจริงๆ วันนี้เซนไดบิลจะพาคุณไปดูวิธีแก้ปัญหา เพื่อให้คุณสามารถ จดบัญชีคิดภาษีหักรายจ่ายตามจริง ได้ครบทุกเม็ด ด้วยเอกสารที่เรียกว่า "ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน"

ทำไม "บิลเงินสด" ทั่วไป ถึงใช้ "จดบัญชีหักรายจ่ายตามจริง" ไม่ได้?

หลักการสำคัญของการ จดบัญชีคิดภาษีหักรายจ่ายตามจริง คือ "ความน่าเชื่อถือและตรวจสอบได้" ปัญหาของบิลเงินสดตามร้านเครื่องเขียน หรือบิลที่เขียนลวกๆ คือ

ไม่ระบุผู้รับเงิน: สรรพากรไม่รู้ว่าคุณจ่ายเงินให้ใคร (อาจจะเมกตัวเลขขึ้นมาเองก็ได้)

ขาดข้อมูลสำคัญ: ไม่มีที่อยู่ หรือเลขบัตรประชาชน ทำให้ตามตัวผู้รับเงินไม่ได้

ไม่ระบุชื่อผู้จ่าย (บริษัทของคุณ): พิสูจน์ไม่ได้ว่าเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการจริงๆ หรือเป็นรายจ่ายส่วนตัว

เมื่อขาดหลักฐานที่ชัดเจน สรรพากรจึงจำเป็นต้องตัดรายจ่ายเหล่านี้ออก ทำให้กำไรทางบัญชีของคุณดูสูงเกินจริง และต้องเสียภาษีแพงกว่าที่ควรจะเป็น

ตัวช่วยสำคัญ: "ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน" (แบบ บ.ก. 111)

ในกรณีที่ผู้ขายไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินที่สมบูรณ์ได้ (เช่น พ่อค้าแม่ค้าหาบเร่ หรือร้านรายย่อยที่ไม่อยู่ในระบบ VAT) สรรพากรเปิดช่องทางให้ผู้จ่ายเงิน (คุณหรือพนักงานของคุณ) จัดทำเอกสารขึ้นมาเองเพื่อยืนยันการจ่ายเงินนั้น เรียกว่า ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน คืออะไร? คือเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานประกอบการลงบัญชี โดยให้พนักงานหรือกรรมการบริษัทที่เป็นผู้จ่ายเงิน "ลงชื่อรับรอง" ว่าได้จ่ายเงินไปเพื่อกิจการจริงๆ

5 จุดต้องเช็ก! เพื่อให้ใช้หักรายจ่ายได้จริง

เพื่อให้เอกสารนี้สมบูรณ์และสรรพากรยอมรับ คุณจะต้องระบุข้อมูลตามแบบฟอร์ม (บ.ก. 111) ให้ครบถ้วน ดังนี้

☑️ ชื่อและที่อยู่ของบริษัทเรา: (ในฐานะผู้จ่ายเงิน)

☑️ วัน เดือน ปี ที่จ่ายเงิน: ต้องตรงกับวันที่จ่ายจริง

☑️ รายละเอียดสินค้า/บริการ: ระบุให้ชัดเจนว่าเป็นค่าอะไร (ต้องเกี่ยวข้องกับกิจการเท่านั้น)

☑️ จำนวนเงิน: ระบุตัวเลขที่จ่ายจริง

☑️ ชื่อและลายเซ็นผู้รับรองการจ่ายเงิน: (พนักงานหรือกรรมการที่ควักเงินจ่าย)

Pro Tips เพื่อความชัวร์: ถึงแม้จะเป็นการรับรองโดยฝั่งเรา แต่เพื่อให้ จดบัญชีคิดภาษีหักรายจ่ายตามจริง ได้อย่าง "แน่นปึก" เวลาถูกตรวจสอบ แนะนำให้แนบ "สำเนาบัตรประชาชน" ของผู้รับเงิน (พ่อค้า/แม่ค้า) หรืออย่างน้อยต้องจด ชื่อ-นามสกุล และเลขบัตรประชาชน 13 หลัก ของผู้รับเงินลงในหมายเหตุเสมอ เพื่อพิสูจน์ว่าผู้รับเงินมีตัวตนจริง

กรณีไหนบ้างที่ควรใช้ "ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน"?

เอกสารนี้เหมาะสำหรับรายจ่ายที่จำเป็นต่อกิจการ แต่ผู้รับเงินไม่สามารถออกบิลมาตรฐานให้ได้ เช่น

ซื้อวัตถุดิบ/ของสด จากตลาดสด

ซื้อของร้านโชห่วยที่ไม่ออกใบกำกับภาษี

ค่าจ้างแรงงานรายวัน / ฟรีแลนซ์บุคคลธรรมดา

ค่าเดินทาง: วินมอเตอร์ไซค์, รถตู้สาธารณะ, ค่าทางด่วนที่ลืมขอใบเสร็จ

ค่าซ่อมแซมเล็กน้อย ที่ช่างไม่มีบิลมาตรฐาน

**ไม่อยากปวดหัวกับการร่างเอกสารเองใช่ไหม? **

ให้เซนไดบิลช่วยคุณ เรามีฟีเจอร์สร้าง "ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน" ส่งให้ในไลน์ของคุณ! จากเทมเพลตมาตรฐานที่ถูกต้องตามหลักสรรพากร เพียงกรอกข้อมูล ก็พร้อมพิมพ์หรือส่งให้พนักงานเซ็นรับรองได้ทันที จากนั้นแนบไฟล์บันทึกรายจ่ายไว้ในเซนไดบิล เอกสารยื่นภาษีเป็นระเบียบ จบในที่เดียว

**กลับไปหน้าหลัก ➜ **** **SME ต้องรู้! คู่มือวางแผนภาษี